Il tema della Gestione dei Documenti non è certamente nuovo, ma nel corso degli ultimi anni ha assunto un rilievo crescente, in stretta relazione al cambiamento dell’atteggiamento di Imprese ed Istituzioni. Le aziende sono sempre più orientate ad attività di interscambio di informazioni con i propri interlocutori esterni, siano essi Clienti, Consumatori o Cittadini, sia per facilitare ed accelerare le relazioni di business che per gestire l’ impressionante crescita dei volumi di informazioni generati dall’affermazione di Internet e della Tecnologia Digitale. Con il recente perfezionamento della normativa sulle modalità con le quali i documenti cartacei anche fiscali, possono essere eliminati e sostituiti da documenti elettronici, risulta sempre più evidente il vantaggio organizzativo ed economico di una gestione informatizzata dei documenti.

Le regole fissate dalla normativa attualmente in vigore in materia di dematerializzazione, ossia della possibilità di gestire documenti solo in formato elettronico, si possono applicare a:

• Fatture attive e passive
• Libro giornale, libro degli inventari, libro dei cespiti, registro dei corrispettivi, mastri, libro giornale di magazzino, registro di carico e scarico
• Registri IVA (delle vendite, degli acquisti,riepilogativo)
• Modulistica relativa ai pagamenti (F24,F23, bollettini c/c, ecc.)
• Bilancio d’esercizio (stato patrimoniale,conto economico e nota integrativa)
• Contratti (proposte, inviti a proporre e accettazioni quali: offerte a clienti, ordini a fornitori, conferme  d’ordine a clienti, accordi di distribuzione, di fornitura di merci e di servizi, contratti assicurativi, contratti finanziari…)
• Solleciti di pagamento, estratti conto, avvisi
• Cedolini paga
• Lettere e fax in genere
• Dichiarazione dei Redditi