Nella soluzione di Protocollo Informatico l’acquisizione dei documenti è integrata nel flusso: i documenti acquisiti da scanner, generati da Word o già disponibili in qualunque formato elettronico, vengono protocollati automaticamente con segnatura automatica del numero e gestione del registro unico per Area Organizzativa Omogenea. I documenti sono acquisiti direttamente da scanner con flussi operativi parametrizzabili e da qualsiasi file già disponibile. La protocollazione può essere avviata direttamente dall'ambiente Office; la ricerca, attivabile anche in più istanze contemporanee, permette di utilizzare qualsiasi campo. La fascicolatura permette di raccogliere e referenziare i documenti con una potente interfaccia che organizza e referenzia le diverse gerarchie dei documenti. L’integrazione con la posta elettronica con l'inoltro del solo riferimento (link) ai documenti è pervasivo in tutta l'applicazione per aumentare l’efficienza nei processi. Le diverse viste logiche, funzionali ai livelli di sicurezza di accesso voluti, e l’integrazione con i sistemi di firma digitale completano le funzionalità di protocollazione.
Gestione Pratiche e Flussi Documentali
La procedura permette di organizzare in “Pratiche” tutti i documenti “elettronici” e “informatici” che la compongono. È possibile inserire nuovi documenti non protocollati da scanner oppure direttamente in formato elettronico, e-mail comprese. I documenti già protocollati vengono inseriti come link, mantenendo il livello di sicurezza prestabilito. Le pratiche vengono quindi gestite nel flusso documentali fra i vari uffici tramite un’interfaccia grafica ed immediata delle attività che ogni utente deve svolgere e con notifiche automatiche via e-mail dei vari passaggi, con tracciatura in apposito registro. È possibile effettuare ricerche mirate ed ottenere stampe statistiche quali pratiche in attesa di essere prese in carico, pratiche evase ecc.